Cách ghi chép những ghi chú quý giá cho mọi cuộc họp
Cách duy nhất để đảm bảo các nhóm của bạn nhận được giá trị từ các cuộc họp là ghi lại các giá trị đó bằng văn bản.
Kết quả từ các cuộc họp của đội ngũ bạn là tài sản của doanh nghiệp. Nhân viên được trả lương để giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định, sáng tạo ý tưởng mới và cam kết hành động. Các đội ngũ họp để đạt được những kết quả này, nhưng rất ít doanh nghiệp yêu cầu nhân viên ghi chép và công khai những kết quả này để mọi người có thể tận dụng.
Các nhà nghiên cứu đã xem xét hơn 400 nghiên cứu về khoa học cuộc họp để tìm ra 10 quy tắc hàng đầu cho các cuộc họp trong kinh doanh. Việc không tuân theo quy tắc thứ mười, “Lên kế hoạch cho sự sáng tạo và ghi lại những kết quả này,” là sai lầm lãng phí nhất mà đội ngũ của tôi thấy các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường mắc phải.
Khi bạn để mỗi cá nhân dựa vào trí nhớ của mình, bạn sẽ phải đối mặt với những vấn đề có thể phòng tránh được:
Chờ đợi ai đó hoàn thành một nhiệm vụ, chỉ để phát hiện quá muộn rằng họ không hề nhận ra mình phải làm việc đó.
Lặp lại các cuộc thảo luận mà đội ngũ của bạn dường như quên rằng bạn đã bàn về chúng và đã đưa ra quyết định.
Lục lọi trong email của bạn để tìm ra câu chuyện thực sự trước khi bạn bước vào cuộc họp với khách hàng.
Quản lý những giả định sai, chính trị và đủ loại rắc rối lãng phí khi đội ngũ lãnh đạo của bạn tự nghi ngờ những gì mỗi người đang làm trong các “hộp đen” của mình.
Vội vã tìm hiểu tình hình của một dự án, khách hàng hoặc nhà cung cấp khi người thường xuyên gặp họ không có mặt.
Có vấn đề nào trong số này nghe quen thuộc không? Bạn có thể ngăn ngừa rất nhiều drama như vậy bằng cách yêu cầu mọi người ghi chép và công khai biên bản cuộc họp. Dưới đây là cách làm.
Phân công người ghi chép cho mỗi cuộc họp.
Có thể bạn đã nghe rằng việc ghi chép bằng giấy là tốt hơn, điều này đúng với sinh viên đại học tham dự các buổi giảng. Nghiên cứu cho thấy việc ghi chép trên giấy giúp cá nhân nhớ các chủ đề phức tạp tốt hơn, nhưng nó không giúp cả nhóm nhớ bất cứ điều gì.
Khi bạn phân công một người ghi chép chính thức, họ sẽ là đại diện của cả nhóm. Công việc của họ là ghi lại các điểm chính. Mặc dù họ có thể làm điều này trên giấy, nhưng ghi chép điện tử sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian khi công bố những ghi chú đó sau cuộc họp.
Ghi chép điện tử cũng dễ dàng trình bày trên màn hình. Bạn muốn những người khác trong cuộc họp có thể thấy ghi chú, vì trong khi người ghi chép đang gõ, cả nhóm nên có trách nhiệm đảm bảo những gì họ gõ phản ánh chính xác cuộc thảo luận.
Ghi lại chỉ những chi tiết quan trọng.
Ghi chú hữu ích giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng thấy giá trị tạo ra trong cuộc họp. Bạn muốn những ghi chú có thể xem qua nhanh, danh sách công việc có thể đánh dấu hoàn thành và những ý tưởng nổi bật khi ai đó đọc lại ghi chú sau này.
Ghi chú hữu ích là gì? Điều này phụ thuộc vào cuộc họp.
Tối thiểu, bạn cần ghi lại quyết định và các công việc cần làm. Đây là những lời hứa mà đội ngũ của bạn đưa ra với nhau, hoặc những lời hứa họ đưa ra với khách hàng thay mặt cho công ty của bạn. Bạn muốn những điều này được ghi lại bằng văn bản.
Bạn cũng có thể ghi lại:
Thông báo: các ngày quan trọng, thành viên mới trong nhóm, v.v.
Các vấn đề và mối quan tâm mới
Những ý tưởng hoặc hiểu biết mới
Các liên kết và tài liệu tham khảo hữu ích
Bất cứ điều gì khác giúp bạn đạt được mục tiêu!
Tuy nhiên, nhớ rằng bạn không cần ghi lại từng câu chữ. Đó là mục đích của việc ghi âm. Những ghi chú này là để tóm tắt kết quả, vì vậy chỉ nên tập trung vào những điểm quan trọng.
Xem lại ghi chú cùng nhóm trước khi cuộc họp kết thúc.
Vào 5 đến 10 phút cuối của cuộc họp, hãy xem lại tất cả các ghi chú bằng cách hỏi:
Chúng ta có bỏ lỡ điều gì quan trọng không?
Mọi thứ có chính xác không?
Mỗi ghi chú có rõ ràng đủ để người khác hiểu không? Liệu chúng ta có hiểu được nó khi nhìn lại trong hai tuần nữa không?
Nhóm của bạn có thể cố gắng vội vàng qua những câu hỏi đầu tiên, nhưng câu hỏi cuối cùng sẽ khiến họ suy nghĩ, và những ghi chú như "Xem lại báo cáo đó" sẽ được sửa lại. "Xem lại báo cáo đó" sẽ không có ý nghĩa gì trong hai tuần nữa, trong khi "Kiểm tra tổng hợp trên báo cáo doanh số Q4" sẽ rõ ràng hơn khi bạn cố gắng yêu cầu nhau thực hiện nhiệm vụ.
Công bố những ghi chú đó ở nơi mọi người có thể tìm thấy.
Hộp thư email của bạn không tính. Bạn muốn ghi chú cuộc họp được lưu trữ ở nơi dễ tiếp cận với toàn bộ đội ngũ, bao gồm cả những người không tham dự cuộc họp.
Với ghi chú trong tay, bạn có thể dễ dàng cập nhật những thành viên mới trong nhóm. Xem lại các cuộc họp với khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng các nghiên cứu tình huống. Quan trọng nhất, các nhóm của bạn sẽ ngừng việc thảo luận lại những cuộc trò chuyện và quên đi các lời hứa mà họ đã làm, từ đó tăng tốc tiến độ trong mọi phần của doanh nghiệp.
Khi bạn đã ghi lại kết quả cuộc họp và công bố chúng ở nơi có thể sử dụng, bạn sẽ bắt đầu nhận được giá trị thực sự từ các cuộc họp của mình.
Nguồn tham khảo:
Keith, E. (2020, February 24). How to capture valuable notes from every meeting: The only way you can be sure your teams get value from meetings is to capture that value in writing.