Cách thức tạo ra một agenda phù hợp cho mọi cuộc họp
"Cuộc họp là yếu tố cốt lõi đối với sự phát triển của một tổ chức năng động." Patrick Lencioni
Vốn là cựu CEO của năm công ty liên doanh và là thành viên hội đồng quản trị của hàng chục công ty khác, Naeem Zafar, một giảng viên về khởi nghiệp và đổi mới tại đại học California, Berkeley và Đại học Northeastern, chia sẻ rằng những cuộc họp không hiệu quả là một “điểm đau” (pain point) đối với ông. “Cả cuộc đời tôi được thúc đẩy bởi hiệu suất.”, ông nói. “Tại sao tôi lại có bảy người ngồi quanh bàn, trong khi tôi chỉ nói chuyện với hai người trong số họ? Tôi đã cố gắng tối ưu hoá điều này trong suốt cuộc đời mình.”
Bạn có thể cũng đã hoặc sẽ tham gia ít nhất vài cuộc họp trong tuần này. Trên thực tế, một cuộc khảo sát được thực hiện đầu năm 2024 bởi Reclaim.ai, một nền tảng quản lý thời gian thông minh, đã cho thấy những chuyên gia dành gần 15 giờ mỗi tuần cho các buổi họp. Mặc dù đã giảm hơn 30% so với ba năm trước, con số này vẫn chiếm gần hai ngày làm việc trong tuần. Vì vậy, không quá ngạc nhiên khi một lượng thời gian và tài nguyên đáng kể được dành ra để tìm cách giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn.
Phương pháp nâng cao hiệu quả và năng suất các cuộc họp thường được nhắc đến là thiết lập chương trình cuộc họp (Agenda). Mặc dù việc viết một agenda có vẻ đơn giản, nhưng các chuyên gia như Zafar cho rằng có nhiều cách để biến một agenda bình thường đó thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ:
Suy nghĩ về mục tiêu cuộc họp
Trước khi bắt đầu viết chương trình cuộc họp, hãy nghĩ về thể loại cuộc họp cũng như mục đích và mục tiêu bạn hướng đến. Theo Natalie Berkiw-Scenna, cố vấn quản lý dự án, tác giả cuốn sách “Bộc lộ sức mạnh cuộc họp: Hướng Dẫn Toàn Diện Để Dẫn Dắt Cuộc Họp Hiệu Quả", chương trình cuộc họp dành cho một buổi họp cập nhật tình hình sẽ khác với chương trình họp cho một buổi khởi động dự án lớn hoặc một cuộc họp cần sự động não hay lập kế hoạch chiến lược.
Khi đã nắm rõ mục đích của cuộc họp, dựa trên agenda, bạn có thể đưa ra những nội dung cần thiết để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn. “Đôi khi, bạn có thể kết hợp hai hoặc nhiều thể loại họp, điều đó hoàn toàn bình thường, miễn là mọi người hiểu được họ đang tham gia cuộc họp để làm gì,” Berkiw-Scenna chia sẻ.
Agenda hiệu quả bao gồm 4 phần chính
Berkiw-Scenna chia các chương trình cuộc họp của cô thành 4 phần:
Logistics (Thông tin tổ chức): Bao gồm địa điểm, thời gian, những người tham gia và phân loại cuộc họp để đảm bảo người tham gia biết rõ lý do cuộc họp.
Opening (Phần mở đầu): Phần này là thời gian để mọi người giới thiệu bản thân và thiết lập kỳ vọng về những gì sẽ đạt được trong cuộc họp. Đây cũng là cơ hội để mọi người đóng góp ý kiến nếu có bất kỳ vấn đề quan trọng nào cần bổ sung vào chương trình họp.
Content (Nội dung chính): “Đây thực sự là phần thảo luận mà bạn muốn mọi người tham gia,” Berkiw-Scenna chia sẻ. Bao gồm danh sách các chủ đề được sắp xếp theo trình tự hợp lý, người sẽ phát biểu và mong muốn người đó chỉ chia sẻ thông tin hay đưa ra quyết định. Cô nói: “Lý tưởng nhất trong phần này là bạn nên giới hạn các nội dung trong 2 hoặc 3 mục.” để có đủ thời gian cho thảo luận, đặt câu hỏi và ra quyết định. Ngoài ra, bạn nên sắp xếp các điểm quan trọng cần ưu tiên thảo luận lên trước.
Wrap-up (Tổng kết): Dành thời gian tóm tắt nội dung đã thảo luận và quyết định đưa ra trong cuộc họp, các bước tiếp theo cần làm và trách nhiệm của từng người.
Berkiw-Scenna thường qui định thời gian cho mỗi điểm cần thảo luận - chẳng hạn, 5 phút cho phần giới thiệu và thiết lập bối cảnh và 20 phút thảo luận vấn đề cần đưa ra quyết định. Ngược lại, Zafar không thích ấn định thời gian cho mỗi mục “Tôi nghĩ bạn phải linh hoạt. Sẽ rất ràng buộc nếu bạn chia thời gian thành từng khoảng năm phút.”. Tuy nhiên, ông bổ sung rằng cần có người chịu trách nhiệm thúc đẩy cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.
Cung cấp cho mọi người những gì họ cần chuẩn bị
Paul Axtell, nhà tư vấn hiệu quả cá nhân và tác giả sách “Vấn đề của các cuộc họp: 8 chiến lược hiệu quả để có cuộc thảo luận nhiều giá trị” chia sẻ rằng mặc dù việc gửi chương trình cuộc họp trước để người tham dự có thời gian suy nghĩ về các chủ đề của cuộc họp là điều phổ biến, song, bạn cũng có thể cung cấp cho họ các thông tin khác. Vì vậy bạn cần chuẩn bị những dữ liệu và thông tin đính kèm hữu ích khác.
Naeem thường phân phát chương trình cuộc họp trước, từ đó tạo một “cuộc họp tĩnh lặng” (silent meeting) để bắt đầu cuộc họp của mình. Người tham dự đọc chương trình cuộc họp như một tài liệu chung và bình luận, đóng góp ý kiến hoặc câu trả lời. Theo Naeem, “Hầu hết các vấn đề đều được giải quyết trong chính tài liệu đó.” Sau đó, nhóm sẽ thảo luận về những vấn đề còn lại - thường là phức tạp hơn. Điều này cũng giúp loại bỏ trường hợp những người có tiếng nói lớn nhất trong phòng lấn át trong cuộc họp.
Chỉ định một người quản lý lịch trình cuộc họp (agenda-keeper)
Dù là người điều hành cuộc họp hay một người tham dự, hãy giao trách nhiệm bám sát chương trình cho một cá nhân nào đó, Zafar chia sẻ. Ông cũng củng cố chương trình cuộc họp của mình bằng cách viết ra những mục tiêu và mục đích của cuộc họp ở nơi tất cả mọi người có thể nhìn thấy. Nhờ đó, khi cuộc thảo luận đi quá xa khỏi chủ đề chính, ai đó chỉ cần chỉ vào mục tiêu đã đề ra ban đầu. “Mỗi khi chúng tôi đi lệch hướng, tôi chỉ đứng lên, chỉ vào những gì chúng tôi đã viết rồi không nói gì cả. Và điều đó thực sự giúp cả nhóm tập trung.” Zafar nói.
Đạt được sự đồng thuận khi thay đổi hướng đi
Zafar cho biết, không có gì lạ khi nhận thấy một vấn đề bất ngờ phát sinh trong cuộc họp hoặc chương trình cuộc họp cần phải thay đổi. “Sau 10 phút đầu tiên, bạn nhận ra rằng có vấn đề lớn hơn cần giải quyết - đó là một tình huống khó khăn, điều này xảy ra thường xuyên hơn mọi người nghĩ.”
Tuy nhiên, trước khi chuyển hướng, người dẫn dắt cuộc họp nên giải thích lý do cần thay đổi cuộc thảo luận để giải quyết các vấn đề cấp bách hơn, nhằm đạt được sự đồng thuận từ những người tham dự về việc thay đổi chương trình cuộc họp. Hành động này thể hiện sự tôn trọng đối với những người tham dự và thời gian họ đã dành ra chuẩn bị cho cuộc họp.
Sử dụng chương trình cuộc họp như một công cụ theo dõi
Axtell cho rằng một chương trình cuộc họp được sắp xếp hợp lý sẽ tạo ra khung để theo dõi, từ đó đảm bảo các quyết định và trách nhiệm được phân công trong cuộc họp được thực hiện. “Hãy thêm vào đó một tóm tắt về những gì đã được quyết định và ai sẽ thực hiện. Bây giờ bạn đã có một tài liệu ghi chép, vì vậy mọi người sẽ làm theo những gì họ đã cam kết. Có một phần ghi lại rõ ràng những gì đã được đồng ý.” Axtell cho cho biết.
Bằng cách dành một chút thời gian để suy nghĩ, phát thảo cơ bản chương trình cuộc họp bạn có thể giúp người tham dự chuẩn bị tốt hơn, mang lại một cuộc họp hiệu quả hơn.
Kết luận
Tạo ra một agenda phù hợp cho mọi cuộc họp là chìa khóa để nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa thời gian. Bằng cách xác định rõ mục tiêu, phân chia nội dung hợp lý và chuẩn bị tài liệu cần thiết, bạn không chỉ tăng cường sự tập trung của mọi người mà còn khuyến khích sự tham gia tích cực. Hãy nhớ rằng, một agenda hiệu quả không chỉ là một danh sách các mục tiêu mà còn là công cụ giúp mọi người đi đúng hướng và đạt được kết quả mong muốn. Áp dụng những phương pháp tổ chức thông minh này sẽ mang lại trải nghiệm họp tích cực và giá trị thực sự cho nhóm của bạn. Hãy bắt đầu xây dựng chương trình họp hiệu quả ngay hôm nay!
Nguồn tham khảo:
Grew Moran, (September 15, 2024). How to create a useful agenda for any type of meeting. Fast Company.