Cách tốt nhất để xử lý khi mắc sai lầm trong công việc
"Sai lầm duy nhất thực sự là sai lầm khi ta không học được gì từ nó."— Henry Ford
Sâu thẳm trong lòng, chúng ta đều biết rằng việc mắc sai lầm là điều bình thường — nhưng điều đó không có nghĩa là nó không làm chúng ta cảm thấy đau đớn khi nhận ra mình đã phạm phải sai lầm trong một dự án hay nhiệm vụ.
Không ai hoàn hảo, nhưng việc cố gắng che giấu hay phủ nhận sai lầm của mình là điều thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, thực tế là: mỗi sai lầm đều là cơ hội để học hỏi và phát triển. Như Richard Branson đã nói:
“Một điều chắc chắn trong kinh doanh: bạn sẽ mắc sai lầm. Khi bạn dám bứt phá, sai lầm là điều không thể tránh khỏi - quan trọng là cách bạn xử lý sau đó.”
Vì sao chúng ta lại sợ sai đến vậy?
Dù bạn có kinh nghiệm, thông minh hay đủ năng lực đến đâu, ai cũng sẽ mắc sai lầm vào một thời điểm nào đó trong cuộc đời.
Nhưng thật không may, việc biết điều đó cũng không làm nỗi đau dịu đi khi sai lầm xảy ra, bởi vì trong những khoảnh khắc đó, chúng ta thường bị nhấn chìm trong cảm giác xấu hổ, tội lỗi, lúng túng và thất vọng.
Điều này đặc biệt đúng khi mắc sai lầm tại nơi làm việc.
Với nhiều người, công việc không chỉ là nơi kiếm sống mà còn là một phần quan trọng trong cuộc sống – nó mang lại ý nghĩa, sự tự hào và là cách để chăm lo cho gia đình. Vì vậy, khi chúng ta làm sai điều gì đó trong công việc, cảm giác thất vọng và tổn thương thường rất lớn.
Vì không thể tránh khỏi sai lầm, điều quan trọng là nhận ra lý do tại sao chúng ta lại sợ mắc lỗi đến vậy.
Có một số lý do cụ thể khiến việc chấp nhận sai lầm tại nơi làm việc trở nên đặc biệt khó khăn:
Muốn được công nhận
Bạn muốn được công nhận là người có năng lực, nên khi mắc lỗi, cảm giác tội lỗi là điều khó tránh – nhất là khi bạn vô tình ảnh hưởng đến đồng đội hay công ty.
Cầu toàn
Nhiều người nghĩ mình phải làm mọi thứ hoàn hảo. Vì thế, dù chỉ một lỗi nhỏ cũng khiến bạn thấy rất khó chấp nhận.
Sợ mất việc
Công việc mang lại sự ổn định tài chính, nên khi sai sót xảy ra, bạn dễ tưởng tượng đến tình huống tệ nhất – bị sa thải, dù điều đó hiếm khi xảy ra.
Công việc là bản sắc cá nhân
Khi bạn dành nhiều tâm huyết và coi trọng công việc, một lỗi nhỏ cũng có thể khiến bạn cảm thấy rất tệ.
Liên quan đến lo âu và sức khỏe tinh thần
Sợ sai (Atelophobia) có thể dẫn đến stress, lo âu hoặc trầm cảm – nhất là khi bạn đặt quá nhiều áp lực lên bản thân trong công việc.
Khi hiểu được vì sao mình sợ mắc lỗi, ta sẽ dễ dàng vượt qua cảm giác thất vọng ban đầu hơn, từ đó có thể tập trung năng lượng vào cách phản ứng đúng đắn với sai lầm.
Khi bạn vượt qua cảm xúc tiêu cực nhanh hơn, bạn sẽ dễ dàng lấy lại tinh thần, rút ra bài học từ trải nghiệm thay vì cứ mãi trách móc bản thân.
Vậy sếp và lãnh đạo nghĩ gì khi bạn mắc lỗi?
Một trong những lý do lớn nhất khiến chúng ta sợ mắc sai lầm là vì lo lắng về phản ứng của sếp và các cấp lãnh đạo. Nói đơn giản, chúng ta sợ họ sẽ đánh giá thấp mình, cho rằng mình thiếu năng lực, không đáng tin và không đáng giao việc.
Đúng là vẫn luôn có những người sếp hay người quản lý dễ nổi nóng vì những lỗi nhỏ nhặt, nhưng phần lớn trường hợp, điều họ quan tâm hơn là cách bạn xử lý sau đó như thế nào.
Người sếp tốt sẽ đánh giá cao khi bạn:
Chủ động nhận lỗi thay vì che giấu hay đổ lỗi cho người khác.
Tìm cách khắc phục và chịu trách nhiệm tới cùng.
Rút ra bài học để không tái phạm lần sau.
Làm gì khi mắc lỗi? 6 bước giúp bạn "xoay chuyển tình thế"
Vậy là bạn đã mắc sai lầm trong công việc và bắt đầu cảm thấy hoảng loạn. Để bảo vệ sức khỏe tinh thần của mình và giảm thiểu tác động tiêu cực từ sai lầm đó, hãy làm theo 6 bước sau để xử lý tình huống một cách đúng đắn.
1. Hít thở thật sâu
Khi vừa mắc lỗi, phản ứng đầu tiên dễ gặp nhất là hoảng loạn. Dù đó là cảm giác xấu hổ, tội lỗi, ngại ngùng, bực bội hay sợ hãi – bạn rất dễ hành động theo cảm xúc, và điều đó thường dẫn đến… thêm một lỗi khác ngay sau đó.
"Thử thách thực sự không phải là bạn có tránh được thất bại không, mà là bạn có để nó khiến mình gục ngã hay sẽ học hỏi và tiếp tục."
— Barack Obama
Vì vậy, hãy dừng lại một chút. Hít thở thật sâu. Giữ cho mình bình tĩnh trước khi phản ứng. Điều này sẽ giúp bạn suy nghĩ rõ ràng hơn và xử lý tình huống một cách tỉnh táo.
Kiểm soát cảm xúc của bạn. Việc hít thở giúp kiểm soát cơn hoảng loạn ban đầu và ngăn bạn rơi vào vòng xoáy lo âu hoặc bất an. Nó cũng giúp bạn giữ bình tĩnh dưới áp lực, đặt bạn vào trạng thái tốt hơn để thực hiện những bước tiếp theo một cách tích cực.
Giữ mọi thứ trong tầm nhìn rộng hơn. Dù sai lầm có vẻ lớn ở thời điểm đó, nhưng xét trên tổng thể thì có lẽ nó chỉ là một giọt nước giữa đại dương. Hãy dành một chút thời gian để lùi lại khỏi tình huống và nhận ra rằng sai lầm của bạn thực sự không phải là tận thế.
Dưới đây là một ví dụ thực tế:
Hans — là kỹ sư DevOps kiêm lập trình viên tại Planio. Giống như tất cả nhân viên ở đây, anh ấy là một kỹ sư dày dạn kinh nghiệm với nhiều năm làm việc trong ngành. Anh ấy được giao nhiệm vụ thực hiện nâng cấp tuần tự cho các cơ sở dữ liệu của khách hàng.
Giống như mọi quy trình vận hành kiểu này, quá trình nâng cấp đã được viết script sẵn và thử nghiệm kỹ càng trên môi trường staging với dữ liệu mẫu. Tuy nhiên, khi bản nâng cấp bắt đầu được triển khai trên cơ sở dữ liệu thật của khách hàng Planio, hệ thống giám sát của chúng tôi đột ngột gửi cảnh báo lỗi tới điện thoại của các kỹ sư: chức năng tìm kiếm của Planio ngừng hoạt động và một số khách hàng bắt đầu thấy thông báo lỗi thay vì kết quả tìm kiếm.
Hans cảm thấy adrenaline dâng lên bất ngờ. Nhưng thay vì hoảng loạn, anh quyết định dừng quá trình nâng cấp, dành vài giây để lấy lại bình tĩnh và bắt đầu đánh giá tình hình.
2. Báo lỗi với đúng người phụ trách
Điều tệ nhất bạn có thể làm là cố gắng che giấu sai lầm. Điều này gần như chắc chắn sẽ dẫn đến việc người khác phát hiện ra theo cách không mong muốn, và sự thiếu minh bạch trong nhóm thường gây ra thêm nhiều sai sót khác. Tuy nhiên, bạn cũng không nên công khai lỗi với tất cả mọi người, vì điều đó có thể gây hoang mang hoặc lo lắng không cần thiết.
Hãy báo lỗi cho:
Những người bị ảnh hưởng bởi sai lầm
Hãy thông báo cho những người bị ảnh hưởng để đảm bảo mọi người đều nắm rõ tình hình và không ai phát hiện ra theo cách bất ngờ. Điều này cũng giúp giảm nguy cơ phát sinh thêm lỗi do thiếu thông tin.
Những người có thể giúp khắc phục sai lầm
Đây sẽ là những người đồng hành cùng bạn trong quá trình xử lý hậu quả. Dù là giúp trấn an các bên liên quan, đưa ra giải pháp kỹ thuật hay đơn giản chỉ là hỗ trợ tinh thần, hãy chia sẻ sai lầm với những người có thể thực sự giúp bạn vượt qua và sửa chữa vấn đề.
Ví dụ thực tế sẽ như thế nào:
Hans lập tức gọi cho CEO để trình bày tình huống và hỏi về việc có thể hỗ trợ anh ấy trong việc xử lý sự cố. Công ty có các quy trình chuẩn cho những trường hợp ngừng dịch vụ hoặc lỗi kỹ thuật, và các bước xử lý luôn bao gồm việc khôi phục dịch vụ kịp thời, đồng thời duy trì liên lạc thường xuyên với các khách hàng bị ảnh hưởng.
3. Hiểu rõ sai lầm và hậu quả của nó
Giờ đây khi bạn đã bình tĩnh và sai lầm đã được công khai, đã đến lúc bắt đầu quản lý những tác động mà nó gây ra.
"Trải nghiệm chỉ đơn giản là cái tên chúng ta đặt cho những sai lầm của mình."
— Oscar Wilde
Điều này bắt đầu bằng việc hiểu rõ sai lầm đã mắc phải và những ảnh hưởng mà nó có thể gây ra cho những người xung quanh bạn. Để làm được điều này, hãy xem xét:
Nó thuộc loại sai lầm nào
Bài viết từ Harvard Business Review đề cập đến các loại sai lầm phổ biến mà chúng ta hay mắc phải, từ những “phút giật mình” nhỏ đến những lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng lớn. Hãy nhận biết sai lầm của bạn thuộc loại nào để lên kế hoạch ứng phó phù hợp.
Ảnh hưởng của sai lầm
Bạn không cần đi quá chi tiết, nhưng hãy cân nhắc xem ai bị ảnh hưởng, ở đâu, như thế nào và sai lầm tác động ra sao. Ví dụ, xem xét các nhóm bị ảnh hưởng, công nghệ liên quan và tác động có thể gây ra cho tổ chức (ví dụ về mặt tài chính, uy tín, v.v.).
Ví dụ thực tế sẽ như thế nào:
Hans và CEO nhanh chóng nhận ra rằng việc nâng cấp đã gây ra lỗi do một cột trong cơ sở dữ liệu không đủ kích thước để chứa một số đoạn trích văn bản đầy đủ, dẫn đến việc một số dữ liệu chỉ mục bị loại bỏ, khiến các truy vấn tìm kiếm báo lỗi máy chủ.
May mắn thay, chỉ những khách hàng có cơ sở dữ liệu đã được xử lý trong quá trình nâng cấp tuần tự bị ảnh hưởng, và việc Hans dừng sớm quá trình di chuyển đã hạn chế thiệt hại chỉ ở nhóm nhỏ đó chứ không ảnh hưởng đến tất cả khách hàng của Planio.
4. Động não tìm giải pháp
Giờ là lúc bạn chủ động trở lại và đưa ra các phương án để sửa chữa những sai lầm đã mắc phải.
"Sai lầm duy nhất thực sự là sai lầm khi chúng ta không học được gì từ nó."
— Henry Ford
Điều quan trọng là bạn phải chịu trách nhiệm tìm ra và thực hiện giải pháp, chứ không phải đẩy vấn đề sang cho người khác.
Trong quá trình này:
Lập kế hoạch hành động.
Sau khi cùng nhóm đưa ra các giải pháp, hãy tạo một kế hoạch hành động chi tiết bao gồm tất cả các bước cần thiết để giải quyết vấn đề. Nếu sai lầm lớn, có thể bạn sẽ cần một kế hoạch dự án hoàn chỉnh, với sự tham gia của nhiều bên liên quan và thành viên trong nhóm để xử lý đúng cách.
Nhận ra rằng có thể không có giải pháp.
Với một số sai lầm, có thể không có cách giải quyết — và điều đó hoàn toàn bình thường. Đối với những lỗi “miệng hại miệng” hoặc những khoảnh khắc “aha”, lời xin lỗi có thể là tất cả những gì cần thiết trước khi bạn tiếp tục công việc của mình.
Ví dụ thực tế sẽ như thế nào:
Trong khi Hans bắt đầu thực hiện việc phục hồi chỉ mục bằng script từ các bản sao lưu, CEO đã nhanh chóng gửi email cho các khách hàng bị ảnh hưởng, thông báo về tình hình và đảm bảo với họ rằng công ty họ đang nỗ lực khắc phục, đồng thời không có dữ liệu nào bị mất nhờ hệ thống sao lưu dự phòng nhiều lớp mà Planio luôn duy trì.
5. Hành động ngay
Khi đã thống nhất kế hoạch hành động, hãy tiến hành sửa chữa sai lầm càng nhanh và hiệu quả càng tốt. Hãy nhớ rằng, hầu hết lãnh đạo sẽ không giận bạn vì đã mắc lỗi, nhưng họ sẽ mong bạn kiểm soát được hậu quả, vì vậy hãy dồn toàn bộ năng lượng để thực hiện kế hoạch đã đề ra.
Cụ thể, hãy tập trung vào:
Giao tiếp rõ ràng
Khi khắc phục sai lầm, việc truyền đạt thông tin một cách minh bạch với tất cả những người liên quan là rất quan trọng. Kết hợp kế hoạch hành động với một kế hoạch truyền thông đơn giản để đảm bảo mọi người đều hiểu chuyện gì đã xảy ra và bạn đang làm gì để sửa lỗi.
Chăm sóc bản thân
Dù hành động là cách tốt để vượt qua cảm giác tiêu cực sau sai lầm, việc xử lý sự cố cũng có thể rất áp lực và căng thẳng. Hãy dành thời gian để chăm sóc sức khỏe tinh thần, giữ bình tĩnh và tránh bị kiệt sức
Ví dụ thực tế sẽ như thế nào:
Những khách hàng sử dụng Gói Dịch vụ của Planio được hoàn tiền do dữ liệu không khả dụng, và họ đã nhanh chóng xử lý các khoản hoàn này để đảm bảo công ty thực hiện đúng các cam kết hợp đồng.
Đến cuối ngày làm việc, Hans đã hoàn tất việc phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu. Họ kết thúc ngày làm việc đúng giờ và trong tinh thần tốt, đồng thời lên lịch bảo trì theo kế hoạch vào tối thứ Bảy tới (thời điểm hầu hết khách hàng Planio không truy cập nền tảng, nên việc bảo trì sẽ ít gây ảnh hưởng nhất) để tiến hành tái lập chỉ mục dữ liệu đã thay đổi trong khoảng thời gian xảy ra lỗi đến khi hoàn tất việc phục hồi.
Rõ ràng Hans sẽ trực tiếp thực hiện việc bảo trì vào tối thứ Bảy, dành thêm giờ làm việc vào cuối tuần. Công ty không cần phải yêu cầu, vì chính anh ấy đã chủ động đề xuất điều đó, và CEO rất vui khi thấy anh ấy thừa nhận sai lầm và quyết tâm sửa chữa đến cùng.
6. Rút ra bài học để giảm thiểu sai lầm trong tương lai
Sai lầm duy nhất thực sự tệ hại là sai lầm mà bạn không rút được bài học. Vì vậy, hãy dành thời gian phân tích tình huống, xem điều gì có thể làm khác đi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch khắc phục. Sau đó, thiết lập các biện pháp để ngăn chặn sai lầm tương tự tái diễn.
Ví dụ thực tế sẽ như thế nào:
Sau sự cố, Hans và CEO đã cùng viết một tài liệu “post mortem” chi tiết trong Wiki nội bộ của Planio để làm tài liệu tham khảo cho tương lai. Lý do vấn đề không được phát hiện trong quá trình kiểm thử tự động trước khi triển khai là vì dữ liệu kiểm thử của họ chỉ chứa các đoạn văn bản ngắn “lorem ipsum” trong các cột cơ sở dữ liệu bị ảnh hưởng, và dung lượng đó là đủ.
Như một phần của việc củng cố khung kiểm thử, họ đã đảm bảo rằng dữ liệu kiểm thử được mở rộng và gần hơn với dữ liệu thực tế từ khách hàng của Planio. CEO cũng ghi lại chi phí nỗ lực cần thiết do sai lầm gây ra, tính theo số giờ làm việc nội bộ không tính phí, cùng với thiệt hại tài chính do các khoản phạt SLA mà họ phải chịu.
Phải làm gì khi bạn không thể buông bỏ một sai lầm
Dù bạn có thể hành động để sửa sai, nhưng đôi khi thật khó để thực sự vượt qua nó. Nếu bạn thấy mình đang như vậy, có thể bạn đang mắc phải một “bẫy suy nghĩ”.
Bẫy suy nghĩ, hay còn gọi là sai lệch nhận thức, là khi tâm trí thuyết phục bạn tin vào điều gì đó hoàn toàn không đúng sự thật. Bạn có thể tìm hiểu thêm về bẫy suy nghĩ, nhưng dưới đây là ba loại phổ biến nhất mà bạn có thể gặp phải (và cách xử lý chúng):
Lọc bỏ (Filtering)
Đây là khi bạn chỉ tập trung vào những khía cạnh tiêu cực của sai lầm mà bỏ qua những điểm tích cực có thể rút ra từ tình huống đó. Để vượt qua, hãy tập trung vào những bài học bạn đã học được và xin phản hồi tích cực từ cấp trên hoặc lãnh đạo về cách bạn xử lý tình huống.
Lập luận theo cảm xúc (Emotional reasoning)
Đây là khi bạn lấy cảm xúc tiêu cực về sai lầm làm sự thật khách quan. Để khắc phục, hãy hỏi ý kiến người khác về sai lầm đó. Rất có thể họ sẽ thấy tình huống không hề bực bội, xấu hổ hay nghiêm trọng như bạn nghĩ trong đầu.
Dự đoán tương lai tiêu cực (Fortune-telling).
Dựa trên trải nghiệm trước đây, bạn dự đoán những tình huống tương lai sẽ luôn kết thúc theo hướng tiêu cực. Để vượt qua, hãy nhìn lại các hành động bạn đã thực hiện dựa trên bài học rút ra. Những hành động này được thiết kế để ngăn chặn sai lầm tái diễn, nên rất có khả năng bạn sẽ có kết quả tốt hơn trong tương lai.
Lời kết: Cách nhà quản lý nên xử lý khi nhân viên mắc sai lầm
Nếu bạn là quản lý đang hỗ trợ nhân viên mắc lỗi, hãy thử áp dụng những kỹ thuật sau:
Đừng phản ứng theo cảm xúc
Dù bạn có thể có cảm xúc cá nhân liên quan đến sai lầm, điều tệ nhất là phản ứng bốc đồng khi chưa suy xét. Hãy dành thời gian cân nhắc đến nhân viên, sức khỏe tinh thần của họ và cả quá trình làm việc trước đây trước khi đưa ra phản ứng có thể khiến tình hình tệ hơn.
Giúp họ hiểu được bối cảnh
Khi mắc lỗi, nhiều người có xu hướng “thổi phồng” vấn đề và hoảng loạn. Là người quản lý, bạn cần hiện diện để hỗ trợ, cung cấp cái nhìn toàn cảnh và trấn an rằng mọi thứ chưa tệ như họ tưởng — bạn ở đây để đồng hành cùng họ vượt qua.
Yêu cầu họ chịu trách nhiệm
Dù bạn hỗ trợ, nhưng vẫn cần có sự cân bằng. Có thể điều này mang hơi hướng “khó tính”, nhưng bạn cần giữ vững lập trường và đảm bảo rằng nhân viên phải tự chịu trách nhiệm khắc phục sai lầm, chứ không đùn đẩy cho người khác. Vì cuối cùng, việc chịu trách nhiệm là một đặc điểm quan trọng của những nhà quản lý dự án giỏi.
Cuối cùng, hãy đảm bảo mọi người đều rút ra bài học từ sai lầm.
Sai lầm là cơ hội tuyệt vời để học hỏi, và với vai trò là quản lý, nhiệm vụ của bạn là giúp cả nhóm học được điều gì đó từ những lỗi đã xảy ra.
Lời kết
Sai lầm là một phần của công việc, và đôi khi lại là bước ngoặt giúp bạn trưởng thành vượt bậc. Điều quan trọng không phải là bạn có mắc sai hay không, mà là bạn đã làm gì sau khi sai.
Nếu bạn đang trong một tình huống như vậy – hãy nhớ: bạn không cô đơn, và mọi chuyện đều có cách giải quyết. Hít một hơi, ngẩng đầu lên và bắt đầu sửa sai theo cách chuyên nghiệp nhất. Bạn sẽ cảm thấy mạnh mẽ và bản lĩnh hơn rất nhiều sau lần này đấy!
Nguồn tham khảo:
Schulz-Hofen, J. (2024, November 26). The best way to handle making mistakes at work. Planio.