Chặn Thời Gian (Time BLocking)
Chặn thời gian là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để lấy lại quyền kiểm soát thời gian của bạn.
“Trong một tuần làm việc 40 giờ mà được chặn thời gian (time-blocked), tôi ước tính rằng sản lượng đạt được tương đương với một tuần làm việc trên 60 giờ mà không có kế hoạch.” — Cal Newport, Tác giả của cuốn Deep Work
Nếu có một điều có thể nói về nơi làm việc hiện đại, thì đó là: Nếu bạn không kiểm soát lịch trình của mình, nó sẽ kiểm soát bạn.
Chúng ta biết việc cân bằng giữa các cuộc họp cần thiết, email, chat nhóm và danh sách tác vụ vô tận là khó khăn như thế nào. Đặc biệt khi bạn muốn có thời gian tập trung cho những điều bạn thực sự quan tâm. Trở thành một người sống tách biệt khỏi thế giới số không phải là lựa chọn cho hầu hết chúng ta, chúng ta cần những chiến lược cụ thể để giúp chúng ta tập trung trong một thế giới đầy rẫy sự phân tâm.
Đó là lý do tại sao chặn thời gian lại hữu ích.
Chặn thời gian (và những khái niệm liên quan như giới hạn thời gian, nhóm tác vụ và chủ đề ngày) là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để lấy lại quyền kiểm soát thời gian của bạn.
Hãy thử chặn thời gian nếu bạn...
Quản lý nhiều dự án và trách nhiệm — như Jack Dorsey, người sáng lập Square, người đã sử dụng “chủ đề ngày” để điều hành hai công ty lớn.
Dành quá nhiều thời gian ở “chế độ phản ứng” kiểm tra và phản hồi email khi chúng đến hộp thư đến của bạn.
Cảm thấy ngày của bạn bị chia nhỏ bởi các cuộc họp liên tiếp, khiến bạn cảm thấy như ngày của bạn kết thúc trước khi bắt đầu.
Đối mặt với sự gián đoạn liên tục trong suốt cả ngày với những yêu cầu bất ngờ làm gián đoạn sự tập trung của bạn.
Gặp khó khăn trong việc tìm thời gian để suy nghĩ về những vấn đề lớn.
Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về chặn thời gian (time blocking), nhóm tác vụ (task batching), chủ đề ngày (day theming), và giới hạn thời gian (time boxing). Chúng tôi sẽ cho bạn thấy cách kết hợp những chiến lược này cùng với lịch của bạn để có thể giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát lịch trình của mình.
Thời gian chặn là gì?
Thời gian chặn là một phương pháp quản lý thời gian mà bạn chia ngày của mình thành các khối thời gian. Mỗi khối dành riêng cho một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chặn từ 9 giờ sáng đến 10 giờ sáng để kiểm tra và phản hồi email, từ 10 giờ sáng đến 12 giờ trưa để làm việc trên một dự án cụ thể, và từ 1 giờ chiều đến 2 giờ chiều để ăn trưa tại nhà hàng Thái mới mở nào đó.
Chúng tôi yêu thích chặn thời gian vì nó:
Tăng năng suất
Cung cấp cấu trúc rõ ràng
Tăng cường sự tập trung
Cải thiện tổ chức bằng cách phân loại các tác vụ
Củng cố quản lý thời gian
Thay vì có một ‘danh sách việc cần làm mở’ (open-ended to-do list) mà bạn sẽ chỉ làm khi có thời gian, bạn sẽ bắt đầu mỗi ngày với một lịch trình rõ ràng về những việc cần làm và thời gian cụ thể.
Cách chặn thời gian trong ngày của bạn
Để chặn thời gian, trước hết hãy phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên các tác vụ của bạn. Sau đó, hãy lập lịch cho các khối thời gian của bạn cho mỗi ngày. Nhưng hãy cẩn thận—điều này có thể khó khăn nếu bạn không có quy trình như sau.
Đây là quy trình từng bước để chặn thời gian trong ngày của bạn:
Xác định các tác vụ của bạn. Liệt kê những gì bạn cần làm trong tuần. Nếu bạn không quen với danh sách tác vụ và thường xử lý các nhiệm vụ khi chúng xuất hiện, hãy dành một tuần để bắt đầu theo dõi những gì bạn làm. Khi bạn xác định được các tác vụ của mình, hãy ưu tiên chúng theo mức độ quan trọng và khẩn cấp — ma trận Eisenhower là một khung (framework) tuyệt vời cho điều đó.
Tạo và lập lịch cho các khối làm việc của bạn. Gán các khoảng thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ, và sử dụng một cuốn sổ hoặc lịch điện tử để lên kế hoạch cho ngày của bạn. Bạn có thể chặn thời gian vào buổi sáng cho các nhiệm vụ quan trọng, giữa trưa cho các cuộc họp, và cuối buổi chiều cho các công việc hành chính và email.
Cân bằng lịch trình của bạn. Ngoài các nhiệm vụ liên quan đến công việc, bạn có thể liệt kê các công việc cá nhân, thời gian nghỉ ngơi và các hoạt động giải trí. Hãy chắc chắn thêm vào danh sách của bạn thời gian nghỉ để nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng!
Tuân thủ lịch trình của bạn. Theo dõi lịch trình của bạn càng sát càng tốt, chỉ tập trung vào tác vụ đã được chỉ định cho mỗi khối thời gian. Nếu có việc gì đó chưa hoàn thành, hãy di chuyển nó đến một khối thời gian thích hợp kế tiếp thay vì kéo dài khối hiện tại.
Đánh giá ngày của bạn và thực hiện điều chỉnh. Vào cuối mỗi ngày làm việc, xem lại các tác vụ bạn chưa hoàn thành — cũng như bất kỳ tác vụ mới nào đã xuất hiện — và điều chỉnh các khối thời gian của bạn cho phần còn lại của tuần một cách phù hợp.
Khi các ngày được chặn thời gian trước, bạn sẽ không phải liên tục đưa ra quyết định nên tập trung vào việc gì. Tất cả những gì bạn cần làm là tuân theo lịch trình đã được chặn thời gian. Nếu bạn bị phân tâm hoặc lạc lối, chỉ cần nhìn vào lịch trình và quay trở lại với tác vụ mà bạn đã lên kế hoạch.
Phương pháp chặn thời gian
Chặn thời gian có một số khái niệm liên quan nhưng có sự khác biệt mà bạn cũng nên xem xét: nhóm tác vụ, chủ đề theo ngày và giới hạn thời gian. Dưới đây sẽ mô tả từng khái niệm và cung cấp ví dụ về cách áp dụng chặn thời gian cho mỗi loại.
Chặn thời gian
Chia ngày thành các khối thời gian, mỗi khối dành riêng cho việc hoàn thành một tác vụ hoặc hoạt động cụ thể.
Ví dụ: “Tôi sẽ viết từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng mỗi ngày.”
Nhóm tác vụ
Task batching là khi bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự — thường là các nhiệm vụ nhỏ hơn — lại với nhau và lên lịch các khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành chúng cùng một lúc. Bằng cách xử lý các nhiệm vụ tương tự trong một nhóm, bạn giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các công việc trong suốt cả ngày. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng tinh thần quý báu.
Ví dụ, lên lịch hai khoảng thời gian 20 phút để xử lý email trong suốt cả ngày sẽ hiệu quả hơn so với việc kiểm tra hộp thư đến mỗi 15 phút.
Lập lịch thời gian (time blocking) kết hợp tốt với việc nhóm nhiệm vụ (task batching) vì nó giúp bạn tránh việc phải lên lịch cho từng nhiệm vụ riêng lẻ trên lịch của mình. Bạn chỉ cần chặn các khoảng thời gian mỗi ngày hoặc mỗi tuần cho những hoạt động mà bạn muốn hoàn thành theo nhóm, chẳng hạn như: email, lập hóa đơn, tập luyện, họp, viết lách, lập trình, công việc sâu, việc vặt, chuẩn bị bữa ăn.
Chủ đề ngày
Chủ đề ngày (day theming) là một phiên bản chuyên biệt hơn của việc nhóm nhiệm vụ (task batching). Như tên gọi của nó, chủ đề theo ngày liên quan đến việc chọn một chủ đề cho mỗi ngày và dành toàn bộ thời gian trong ngày đó cho một loại công việc hoặc dự án cụ thể.
Thay vì chuyển đổi giữa các loại nhiệm vụ khác nhau trong suốt cả ngày, bạn tập trung vào một chủ đề chính, cho phép bạn tập trung sâu hơn. Ví dụ, bạn có thể chỉ định thứ Hai cho các cuộc họp, thứ Ba cho công việc sáng tạo, thứ Tư cho các nhiệm vụ hành chính, và cứ thế.
Mike Vardy, người sáng lập Productivityist, sử dụng ngày chủ đề để xác định trọng tâm chính cho mỗi ngày. Dưới đây là cách ông ấy phân chia chủ đề cho tuần của mình:
Dành mỗi ngày cho một chủ đề cụ thể tạo ra một mẫu làm việc đáng tin cậy. Nó cũng giúp giảm bớt gánh nặng nhận thức do việc chuyển đổi giữa các công việc. Vardy giải thích rằng việc đặt chủ đề giúp mang lại sự rõ ràng tinh thần, cho phép ông tập trung hơn vào gia đình.
“Biết rõ ngày hôm nay có ý nghĩa gì với tôi giúp tôi hoàn thành những việc cần làm và những điều tôi muốn. Tôi không phải nhìn vào những mục ‘nên làm’ không xác định trong danh sách việc cần làm.” Kết quả là, tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn trong việc ra quyết định và có nhiều năng lượng hơn khi dành thời gian với các con.”
Mặc dù sự nhất quán là quan trọng, bạn vẫn có thể linh hoạt. Nếu có một nhiệm vụ khẩn cấp xuất hiện mà không phù hợp với chủ đề của ngày hôm đó, hãy giải quyết nó. Tuy nhiên, cố gắng lên lịch lại cho nhiệm vụ đó vào một ‘ngày chủ đề’ phù hợp kế tiếp, thay vì bỏ hoàn toàn chủ đề của ngày hôm ấy.
Giới hạn thời gian
Lập lịch thời gian (time blocking) và giới hạn thời gian (time boxing) thường bị nhầm lẫn là đồng nghĩa, nhưng có một sự khác biệt quan trọng. Lập lịch thời gian yêu cầu bạn dành ra những khoảng thời gian cụ thể để tập trung vào một nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định. Ví dụ, "Tôi sẽ làm bản thảo đầu tiên của bài viết blog từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng ngày mai."
Ngược lại, giới hạn thời gian yêu cầu bạn giới hạn thời gian bạn sẽ dành cho một nhiệm vụ cụ thể. Đây là một phiên bản giới hạn thời gian của ví dụ lập lịch thời gian ở trên: "Tôi sẽ hoàn thành bản thảo đầu tiên của bài viết blog vào ngày mai trong khoảng thời gian từ 9 giờ sáng đến 11 giờ sáng."
Việc tự đặt ra "giới hạn thời gian" này buộc bạn phải làm việc hiệu quả hơn vì bạn chỉ có một khoảng thời gian hạn chế để hoàn thành nhiệm vụ. Đây có thể là một cách thú vị để thách thức bản thân và làm tăng hiệu suất làm việc của bạn.
Kết luận
Chặn thời gian không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian; nó giúp bạn tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, tối đa hóa năng suất và sự sáng tạo. Bằng cách thiết lập những khối thời gian rõ ràng cho từng nhiệm vụ, bạn cải thiện khả năng tập trung và giảm thiểu sự phân tâm.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá hiệu quả của việc chặn thời gian, lợi ích cụ thể mà nó mang lại và cách áp dụng phương pháp này vào lịch trình của bạn. Hãy cùng tìm hiểu cách biến chặn thời gian thành một phần quan trọng trong cuộc sống công việc của bạn, giúp bạn kiểm soát thời gian và đạt được mục tiêu lớn hơn.
Nguồn tham khảo
Scroggs, L. (n.d.). Time blocking: A productivity method for better focus and productivity.