Chặn Thời Gian (Time BLocking) (Phần 2)
“Chặn thời gian cho những khoảng nghỉ giúp hình thành thói quen nghỉ ngơi quan trọng, cho phép nạp lại năng lượng và điều chỉnh sự tập trung để đạt hiệu quả tối đa trong ngày làm việc.” Luke Seavers
Tại sao chặn thời gian lại hiệu quả đến vậy?
Kỹ thuật này có vẻ đơn giản nhưng lại có ảnh hưởng sâu sắc đến khả năng hoàn thành công việc của bạn. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc lập lịch thời gian:
Thúc đẩy tập trung sâu vào công việc
Cal Newport, tác giả của cuốn sách Slow Productivity: The Lost Art of Accomplishment Without Burnout, là một người ủng hộ lớn cho việc lập lịch thời gian. Ông tin rằng bằng cách làm ít việc hơn và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn sẽ đạt năng suất cao hơn so với khi cố gắng nhét nhiều nhiệm vụ vào lịch trình của mình.
Khi bạn dành một khoảng thời gian nhất định để làm việc cho một dự án, vấn đề hoặc nhiệm vụ duy nhất, bạn sẽ tập trung toàn bộ tâm trí vào điều đó, thay vì phân tán sự chú ý sang nhiều việc khác. Càng "đơn nhiệm", bạn càng phát triển khả năng tập trung sâu và việc giữ sự tập trung trở nên dễ dàng hơn.
Giúp hoàn thành “công việc nông” (shallow work) một cách hiệu quả hơn
Công việc nông là những công việc bận rộn, cấp bách nhưng không quan trọng cho việc đạt được các mục tiêu dài hạn của bạn — chẳng hạn như giấy tờ hoặc trả lời (hầu hết) email. Khi bạn giới hạn thời gian cho công việc nông, bạn đang đặt ra các giới hạn rõ ràng về thời gian mà bạn sẽ dành cho nó.
Hơn nữa, việc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau giúp giảm bớt mệt mỏi tinh thần do việc chuyển đổi giữa các công việc. Bằng cách gộp các nhiệm vụ nông lại trong một hoặc hai khoảng thời gian cụ thể, bạn có thể hoàn thành chúng một cách hiệu quả hơn và dành phần còn lại của ngày cho những công việc có ảnh hưởng lớn hơn.
Nó giúp bạn nhận thức được cách bạn sử dụng thời gian
Hầu hết mọi người đều gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian. Chúng ta thường không giỏi trong việc ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ và dễ rơi vào cái bẫy của sai lầm lập kế hoạch. Thiên lệch hiện tại khiến chúng ta ước lượng một cách không hợp lý về những gì bản thân có thể đạt được trong tương lai, vì vậy chúng ta thường làm việc quá giờ.
Lập lịch thời gian buộc bạn phải đối mặt với các ưu tiên và cam kết hiện tại của mình, đồng thời giúp bạn có ý thức hơn về cách sử dụng thời gian hữu hạn của mình. Đối với mỗi cam kết mới mà bạn cho phép vào cuộc sống, bạn buộc phải tìm không gian vật lý trên lịch của mình. Kết quả là, chi phí của việc nói “có” trở nên rõ ràng hơn, và việc nói “không” trở nên dễ dàng hơn.
Nó chống lại chủ nghĩa hoàn hảo
Thời gian mơ hồ là kẻ thù tồi tệ nhất của những người cầu toàn. Luôn có điều gì đó cần được điều chỉnh và cải thiện. Thật khó để biết khi nào một dự án không có thời hạn đã hoàn thành, đặc biệt nếu bạn muốn mọi thứ đều hoàn hảo.
Tại một thời điểm nào đó, bạn cần phải có khả năng nói “đủ tốt” và tiếp tục. Giới hạn thời gian có thể giúp bạn bằng cách áp đặt thời gian cụ thể cho các dự án của bạn. Nếu bạn thường kéo dài các nhiệm vụ vì cố gắng làm cho mọi thứ thật hoàn hảo, hãy đặt ra một khoảng thời gian nghiêm ngặt để hoàn thành nhiệm vụ đó và tuân theo nó. Hãy tận hưởng thời gian dư ra đó để thư giãn hoặc dành thời gian bên những người thân yêu.
Nó giúp bạn thực hiện các mục tiêu của mình
Trong bài viết Making the Best Laid Plans Better: How Plan-Making Increases Follow-Through, các nhà nghiên cứu Rogers, Milkman, John và Norton đã xem xét một số nghiên cứu hỗ trợ ý tưởng rằng “việc hình thành kế hoạch cụ thể, rõ ràng giúp mọi người tiến hành công việc tốt hơn trong nhiều lĩnh vực”.
Từ việc tuân thủ chế độ tập thể dục đến việc đặt lịch tiêm phòng cúm, việc ghi lại một địa điểm, ngày và giờ cụ thể giúp mọi người thực hiện kế hoạch của họ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, hầu hết mọi người thường dựa vào những ý định mơ hồ thay vì các kế hoạch cụ thể.
“Dù việc lập kế hoạch giúp mọi người đạt được mục tiêu của mình, nhưng thường thì mọi người lại không tạo ra các kế hoạch cụ thể. Thật mỉa mai, có nhiều người thường không lập kế hoạch dù khi bắt đầu họ rất quyết tâm để đạt được mục tiêu.”
Điểm rút ra: Khi bạn lên lịch cho các nhiệm vụ và mục tiêu của mình thì khả năng thực hiện sẽ cao hơn. Time blocking buộc bạn phải lập kế hoạch cụ thể, đảm bảo rằng bạn đang hướng tới mục tiêu của mình mỗi ngày.
Nhưng liệu time blocking có phù hợp với công việc của tôi không?
Một trong những điểm bị chỉ trích lớn nhất của phương pháp phân chia thời gian (time blocking) là nó không tính đến những công việc yêu cầu phản ứng nhanh, nơi mà bạn không thể dự đoán trước điều gì sẽ xảy ra. Vậy, liệu phương pháp này có thực tế cho một nhân viên hỗ trợ khách hàng, người phải phản hồi các yêu cầu? Hay cho một nhân viên quản lý tài khoản, người cần sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu từ khách hàng?
Chúng tôi cho rằng câu trả lời là có! Ngay cả việc đảm bảo một phần nhỏ quyền kiểm soát đối với lịch trình của bạn thì điều đó cũng có thể hữu ích, bất kể công việc của bạn là gì. Cal Newport đã nói:
“Các khoảng thời gian phản ứng mở có thể được chặn lại giống như bất kỳ loại nghĩa vụ nào khác. Ngay cả khi bạn chặn hầu hết thời gian trong ngày cho công việc phản ứng, ví dụ, việc bạn kiểm soát lịch trình sẽ cho phép bạn dành một vài khoảng nhỏ (có thể ở rìa lịch) cho những công việc sâu hơn.”
Khi ngày làm việc của bạn bị điều khiển bởi các yếu tố bên ngoài, thật dễ dàng để mất đi tầm nhìn về các mục tiêu của mình. Time blocking có thể giúp bạn có được cảm giác kiểm soát lớn hơn ngay cả trong những lịch trình khó đoán nhất.
Mẹo Time blocking
Mặc dù time blocking về lý thuyết khá đơn giản, nhưng chúng tôi hiểu rằng việc thực hiện có thể khó khăn. Trước khi đi vào các mẹo cho việc time blocking hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu những sai lầm phổ biến có thể khiến bạn gặp khó khăn.
Một số cạm bẫy thường gặp mà bạn nên chú ý là:
Đánh giá thấp thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ, nghĩ rằng bạn có thể chen vào một việc nữa.
Quá cứng nhắc với lịch trình của mình, sợ điều chỉnh nếu mọi thứ không diễn ra như kế hoạch.
Lên lịch quá nhiều cho thời gian thư giãn, biến việc nghỉ ngơi thành một dạng công việc khác.
Không ưu tiên các nhiệm vụ, coi mọi thứ đều quan trọng như nhau.
Không tính đến các gián đoạn và sự kiện bất ngờ.
Giờ đây, hãy cùng khám phá một số mẹo time blocking thực tế để giúp bạn tránh những cạm bẫy này và tận dụng tối đa lịch trình của mình—để bạn không trở thành nô lệ cho lịch trình của chính mình.
Thêm thời gian dự phòng vào lịch trình của bạn
Theo thời gian, bạn sẽ cải thiện khả năng ước lượng thời gian cần cho các nhiệm vụ, nhưng trước khi phát triển được bản năng này, hãy dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ thay vì quá ít. Thêm thời gian dự phòng vào lịch trình để hoàn thành và chuyển giao giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể tạo ra những “khối thời gian điều kiện” mà bạn có thể sử dụng nếu bị chậm tiến độ.
Ví dụ, bạn có thể dành một giờ vào cuối ngày hoặc giữa các nhiệm vụ lớn để sử dụng khi cần. Nếu mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, bạn có thể sử dụng thời gian đó cho các hoạt động khác hoặc một khoảng nghỉ xứng đáng. Cách tiếp cận này không chỉ giúp bạn đi đúng hướng mà còn mang lại cảm giác hài lòng khi hoàn thành các nhiệm vụ trong ngày!
Áp dụng cách tiếp cận linh hoạt
Hãy nhớ cho bản thân một chút sự khoan dung. Đừng quên rằng những điều bất ngờ sẽ xảy ra vào phút cuối và có thể làm rối loạn kế hoạch của bạn. Nhưng cũng cần nhớ rằng kế hoạch của bạn chỉ là một hướng dẫn để giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng, chứ không phải là một hợp đồng ràng buộc.
Ngay cả chuyên gia năng suất Cal Newport cũng điều chỉnh kế hoạch của mình trong suốt cả ngày bằng cách gạch bỏ các khối thời gian ban đầu và thay thế bằng những kế hoạch cập nhật khi cần thiết.
Newport xem việc điều chỉnh lịch trình của mình như một trò chơi:
“Cách lập kế hoạch này, với tôi, giống như một ván cờ, trong đó các khối công việc được sắp xếp và phân loại sao cho cả những dự án lớn và nhỏ đều hoàn thành một cách trơn tru với (chỉ vừa đủ) thời gian còn lại.”
Hãy coi các khối thời gian của bạn như một cách linh hoạt để thử thách bản thân, chứ không phải là những công cụ cứng nhắc để trừng phạt bản thân khi bạn không đạt được mục tiêu.
Đừng lên lịch quá nhiều cho thời gian thư giãn
Mặc dù Elon Musk được cho là lập kế hoạch cho các ngày của mình đến từng phút, nhưng việc lên lịch quá nhiều cho thời gian thư giãn có thể trở thành một bài toán tự đánh bại. Việc lên kế hoạch cho các hoạt động, ngay cả khi là những hoạt động vui vẻ, có thể làm giảm sự thích thú tổng thể.
Thay vào đó, hãy dành thời gian để ngắt kết nối và thư giãn mà không có kế hoạch cụ thể cho cách bạn sẽ sử dụng thời gian đó. Điều này cho phép bạn linh hoạt quyết định mình muốn làm gì—gọi bạn bè đi uống nước? Thử trò chơi Nintendo Switch mới? Đọc sách? Bất cứ điều gì bạn chọn, hãy nhớ giữ ít nhất một phần thời gian rảnh của bạn thực sự tự do.
Tìm những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn
Mỗi người có những khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau. Hiểu rõ thời điểm cao điểm của chính mình có thể giúp bạn tận dụng tối đa thời gian và năng lượng. Khi bạn xác định được những giờ làm việc hiệu quả nhất, hãy bảo vệ chúng. Bạn nên lên lịch cho khoảng thời gian này để giải quyết những nhiệm vụ cần sự tập trung cao nhất.
Giả sử bạn nhận thấy mình làm việc hiệu quả nhất từ 11 giờ sáng đến 1 giờ chiều. Hãy lên lịch cho những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn, như viết lách, lập trình, lập kế hoạch dự án, hoặc cân đối bảng kế toán, trong khoảng thời gian này. Như William Faulkner từng nói:
"Tôi chỉ viết khi cảm hứng đến. May mắn thay, nó đến vào lúc chín giờ sáng mỗi ngày."
Để tìm ra những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn, bạn có thể sử dụng các công cụ hoặc ứng dụng năng suất để theo dõi thói quen làm việc. RescueTime hoặc Toggl có thể giúp bạn phân tích thời gian bạn dành cho các trang web hoặc tài liệu, điều này không chỉ hữu ích để xác định những giờ cao điểm mà còn để theo dõi thời gian của bạn đang trôi đi đâu.
Hãy nhớ xem xét các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Ví dụ, nếu nơi làm việc của bạn trở nên ồn ào sau giờ nghỉ trưa, hãy cố gắng giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất vào buổi sáng.
Lập kế hoạch cho các yêu cầu không lường trước
Nếu trong công việc hàng ngày, bạn phải xử lý các yêu cầu từ người khác, hãy dự đoán các khoảng thời gian cho những nhu cầu không lường trước. Điều này sẽ giúp bạn không bị lệch khỏi lịch trình và vẫn có một ngày làm việc hiệu quả.
Ví dụ, nếu bạn làm trong lĩnh vực hỗ trợ công nghệ thông tin và thường nhận được các yêu cầu khẩn cấp vào buổi chiều, hãy dành một khoảng thời gian từ 2 đến 4 giờ chiều đặc biệt cho những vấn đề này. Bằng cách này, bạn có thể giải quyết các nhu cầu bất ngờ mà không phải hy sinh các nhiệm vụ đã lên kế hoạch.
Nếu các yêu cầu từ người khác không quá quan trọng đối với công việc của bạn, bạn có thể tắt thông báo trong khi làm việc, đảm bảo bạn không bị gián đoạn trong các phiên làm việc sâu. Bạn cũng có thể thiết lập những khoảng thời gian cụ thể để kiểm tra và phản hồi tin nhắn, giúp giữ vững sự tập trung của mình.
Kết luận
Chặn thời gian là một phương pháp quản lý thời gian lý tưởng cho nhân viên công sở, giúp bạn tái lập quyền kiểm soát lịch trình và nâng cao năng suất. Bằng cách phân chia ngày làm việc thành các khối thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể cải thiện sự tập trung, hoàn thành công việc hiệu quả hơn và giảm thiểu căng thẳng. Hãy áp dụng các kỹ thuật như nhóm tác vụ và chủ đề ngày để tối ưu hóa lịch trình của bạn, đồng thời duy trì tính linh hoạt, giúp bạn xử lý các yêu cầu bất ngờ mà vẫn đạt được mục tiêu công việc.
Nguồn tham khảo
Scroggs, L. (n.d.). Time blocking: A productivity method for better focus and productivity.