Học hỏi từ phản hồi tiêu cực: Biến lời góp ý thành động lực
"Mục đích phê bình cốt để giúp nhau sửa chữa, giúp nhau tiến bộ. Cốt để sửa đổi cách làm việc cho tốt hơn, đúng hơn. Cốt đoàn kết và thống nhất nội bộ” - Hồ Chí Minh Toàn tập, Tập 5
Phản hồi tiêu cực không phải lúc nào cũng dễ nghe, nhưng lại là một phần thiết yếu để chúng ta trưởng thành hơn trong công việc lẫn cuộc sống. Tiếp nhận và xử lý đúng cách những góp ý từ sếp hoặc đồng nghiệp sẽ giúp bạn trở thành một nhân tố giá trị hơn trong tập thể. Nếu sẵn sàng lắng nghe và áp dụng những lời phê bình mang tính xây dựng, bạn có thể nâng cấp kỹ năng cá nhân và phát triển bản thân. Bài viết này sẽ đưa ra định nghĩa về phản hồi tiêu cực, cách đón nhận ra sao và làm thế nào để biến những phản hồi thành cơ hội cho bản thân.
Phản hồi là gì?
Phản hồi là khi quản lý, cấp trên hoặc đồng nghiệp chia sẻ ý kiến của họ về năng lực hay hiệu suất làm việc của bạn. Đây là một phần thiết yếu trong bất kỳ công việc, chương trình đào tạo hay giáo dục nào. Phản hồi giúp bạn phát huy tối đa tiềm năng bằng cách nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của mình và những điểm cần cải thiện.
Phản hồi có thể mang tính chính thức hoặc không chính thức. Ví dụ, trong lớp học, giáo viên chấm bài luận và đưa ra góp ý để học sinh viết tốt hơn. Trong hầu hết công việc hay chương trình đào tạo, phản hồi thường được đưa ra một cách chính thức. Nếu được truyền đạt đúng cách, phản hồi là điều tích cực vì nó thúc đẩy giao tiếp. Ngược lại, nếu không nhận được bất kì phản hồi nào, một người sẽ khó xác định mình đang làm sai ở đâu và cần cải thiện điều gì.
Hai loại phản hồi
Có hai loại phản hồi: tích cực và tiêu cực. Nhìn chung, ai cũng thích nhận phản hồi tích cực vì con người vốn thích được công nhận rằng mình đang làm tốt. Phản hồi tích cực giống như một phần thưởng sau khi bạn đã nỗ lực rất nhiều để hoàn thành một nhiệm vụ hay dự án. Ngược lại, phản hồi tiêu cực có thể gây căng thẳng, thất vọng, nhưng đồng thời mang lại cơ hội cải thiện và là yếu tố không thể thiếu trong quá trình học hỏi.
Tình huống tệ nhất là không có phản hồi nào, vì điều này thường dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất. Việc không phản hồi hay góp ý gì cũng là một tín hiệu cho thấy người quản lý hoặc lãnh đạo thiếu quan tâm hay thiếu kỹ năng lãnh đạo.
Ai nên đưa ra phản hồi?
Phản hồi nên đến từ những người có chuyên môn hoặc kỹ năng trong lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như cấp trên, giáo viên hoặc chuyên gia trong ngành. Việc nhận được phản hồi mang tính xây dựng từ những nguồn đáng tin cậy sẽ giúp nâng cao năng lực, kỹ năng, hành vi và sự tự tin. Nhìn chung, với phản hồi tiêu cực mang tính xây dựng, bạn có thể trở thành một người tốt hơn, một học viên xuất sắc hơn và một nhân viên năng suất hơn.
Tốt nhất, phản hồi tiêu cực nên được đưa ra bởi người có đủ năng lực nhất. Nếu quá nhiều người cùng đưa ra góp ý tiêu cực, thông điệp dễ bị lẫn lộn và gây nhầm lẫn. Trong một số ngành như y tế, bác sĩ và y tá trẻ thường xuyên được đánh giá qua quy trình phản hồi chính thức, đôi khi từ đồng nghiệp và đôi khi thông qua các cuộc thảo luận dựa trên tình huống cụ thể.
Khi nào nên đưa phản hồi tiêu cực
Phản hồi nên được đưa ra liên tục cho đến khi đạt được mức độ năng lực, kỹ năng và kiến thức nhất định, hoặc cho đến khi dự án hoàn tất. Việc đưa phản hồi tích cực tương đối dễ, nhưng đưa ra phản hồi tiêu cực lại đòi hỏi sự chín chắn và kỹ năng.
Không nên đưa ra phản hồi tiêu cực trước đám đông, vì điều đó không chỉ khiến người nhận xấu hổ mà còn có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực như giận dỗi hay mất lòng tin. Cách tốt nhất là trao đổi riêng, một – một.
Thời gian hiệu quả nhất để đưa ra phản hồi tiêu cực là ngay sau khi sự kiện diễn ra. Ví dụ, nếu nhân viên tranh cãi với quản lý, cần góp ý ngay lập tức về hành vi chưa phù hợp đó. Nếu để vài tuần hay vài tháng sau mới nhắc lại, tính khẩn cấp hoặc tầm quan trọng của việc sửa lỗi sẽ bị giảm đi. Khi phản hồi được đưa ra ngay lập tức, bạn có thể ghi nhớ chúng tốt hơn và rút ra nhiều bài học hơn từ đó.
Trong một số trường hợp, phản hồi được đưa theo quý hoặc theo năm, nhưng điều đó không có nghĩa là không thể đưa ra phản hồi trong khoảng thời gian giữa đó. Nếu có vấn đề cần cải thiện sớm, những phản hồi tiêu cực sẽ giúp khắc phục tình huống sớm hơn.
Cách tiếp nhận phản hồi tiêu cực
Khi nhận phản hồi tiêu cực, bạn nên cân nhắc một số yếu tố. Dưới đây là vài gợi ý về cách xử lý và ứng phó với phản hồi tiêu cực:
Lắng nghe cẩn thận, tránh thái độ phòng thủ.
Chậm lại trước khi trả lời.
Hỏi lại nếu điều gì chưa rõ.
Tiếp nhận sự phê bình tiêu cực một cách xây dựng.
Xin gợi ý về cách cải thiện bản thân.
Tôn trọng và biết ơn người đưa ra phản hồi.
Cách học hỏi từ phản hồi tiêu cực
Trong mọi ngành nghề, việc đưa ra phản hồi cho nhân viên hay học viên mới là một phần của quy trình. Để dễ tiếp nhận và học hỏi, bạn nên hiểu và mong đợi rằng phản hồi sẽ được đưa ra thường xuyên.
Chúng ta cần hiểu tầm quan trọng của phản hồi, dù tích cực hay tiêu cực. Thay vì coi đó là sự công kích, hãy hiểu mục đích thật sự của phản hồi tiêu cực là để bạn tiến bộ. Nếu chưa rõ phản hồi bao gồm những gì, hãy trao đổi với quản lý từ đầu để biết rõ các tiêu chí đánh giá như thái độ, hành vi, kỹ năng, hiệu quả hay năng lực chuyên môn.
Loại bỏ những rào cản khi tiếp nhận phản hồi
Phản xạ tự nhiên của con người là phản ứng khi bị chỉ trích. Chúng ta thường gặp phải những rào cản trong tư duy hạn chế bản thân rút ra bài học hỏi từ những phản hồi tiêu cực. Một số rào cản phổ biến gồm:
Lo sợ phản hồi tiêu cực sẽ phá hỏng mối quan hệ với người đưa ra phản hồi.
Cảm thấy bị xúc phạm và muốn bỏ cuộc hoặc chống đối người góp ý tiêu cực.
Hình thành cơ chế phòng thủ và bỏ ngoài tai những lời góp ý.
Từ chối tin hoặc hiểu phản hồi, làm vấn đề thêm trầm trọng.
Để học hỏi từ phản hồi tiêu cực, chúng ta cần loại bỏ những phản ứng mặc định này và coi phản hồi như lời khuyên hữu ích để cải thiện bản thân.
Vòng lặp phản hồi tiêu cực
Phản hồi tiêu cực được đưa ra nhằm nâng cao hoặc chỉnh sửa hiệu suất, hành vi. Khi được tiếp nhận đúng cách, phản hồi giống như công cụ giám sát chất lượng, giúp định hướng lại những gì chưa đúng. Phản hồi tiêu cực được coi là một tác nhân kích thích để bạn làm tốt hơn đi kèm với những gợi ý, lời khuyên và khuyến nghị để cải thiện hiệu suất và hành vi. Quá trình này thường gồm:
Thực hiện một hành vi.
Kết quả không như mong đợi.
Nhận phản hồi tiêu cực để thay đổi hành vi.
Đạt kết quả đúng như kỳ vọng.
Nên làm gì với phản hồi tiêu cực
Việc đầu tiên cần làm khi có người đưa ra phản hồi tiêu cực với bạn là lắng nghe chăm chú. Sau đó, hãy tự nhìn lại mình. Để tận dụng tối đa phê bình mang tính xây dựng, bạn nên:
Ghi chép lại phản hồi. Nhiều công ty có biểu mẫu đánh giá định kỳ, nhưng ngay cả khi không chính thức, bạn vẫn nên ghi chú lại.
Thực hiện những hướng dẫn đã được góp ý. Nếu người phản hồi cũng đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể về cách cải thiện công việc, thì bạn nên làm theo.
Chủ động cập nhật tiến độ với người đưa phản hồi. Họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ nếu thấy bạn thực sự cải thiện.
Tình huống lý tưởng khi đưa ra phản hồi tiêu cực
Nhiều lần, phản hồi tiêu cực không được đón nhận tốt. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần biết rằng khi phản hồi tiêu cực được đưa ra một cách xây dựng và với thiện ý, kết quả có thể sẽ tích cực.
Trong tình huống lý tưởng nhất, hai bên giao tiếp hiệu quả và tạo ra sự thay đổi tích cực. Cụ thể:
Người đưa phản hồi dựa trên sự thật, lập luận logic và thể hiện sự tôn trọng khi đưa ra phản hồi.
Người phản hồi mô tả tình huống cụ thể, đưa ví dụ minh họa và hướng dẫn cải thiện.
Đồng thời, cân bằng giữa điểm tích cực và tiêu cực về người được đánh giá.
Người nhận phản hồi tin tưởng, tôn trọng người đưa ra phản và không xem đối phương là “kẻ đối địch”.
Người nhận không cảm thấy bị hạ thấp, mà hiểu mục tiêu là thay đổi hành vi chứ không phải công kích cá nhân.
Tập trung vào lỗi hiện tại và không khơi lại vấn đề trong quá khứ, trừ khi có mẫu hành vi lặp lại cần sửa đổi.
Người nhận cam kết thay đổi và sẵn sàng nhờ hỗ trợ.
Phản hồi cụ thể, đơn giản, ngắn gọn để dễ hành động.
Kết thúc bằng phần tóm lược và đảm bảo rằng người nhận sẽ nhận được sự hỗ trợ cần thiết.
Nhiều khi phản hồi tiêu cực không được đón nhận nồng nhiệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là việc hiểu rằng khi phản hồi được đưa ra một cách xây dựng và với thiện chí, kết quả có thể rất tích cực.
Kết luận
Phản hồi tiêu cực, nếu được tiếp nhận đúng cách và xuất phát từ thiện chí, không chỉ giúp chúng ta nhận ra điểm cần cải thiện mà còn là động lực mạnh mẽ để phát triển bản thân. Biết lắng nghe, suy ngẫm và hành động dựa trên những góp ý sẽ biến phản hồi tiêu cực thành cơ hội để trưởng thành và nâng cao giá trị cá nhân trong công việc cũng như cuộc sống.
Nguồn tham khảo:
Growing your career: Learning from negative feedback. (2025, July 25).