Khoa học về xây dựng đội nhóm: Tạo dựng đội nhóm hiệu suất cao
“Những thành tựu vĩ đại trong kinh doanh không bao giờ đến từ một cá nhân – mà là kết quả của cả một tập thể cùng chung sức.” — Steve Jobs
Thành công trong công sở ngày nay không còn phụ thuộc vào hiệu suất cá nhân mà nằm ở khả năng xây dựng những đội nhóm làm việc hiệu quả, giao tiếp tốt và cùng chia sẻ mục tiêu chung. Vậy làm thế nào để tạo ra một đội nhóm hiệu suất cao? Liệu có một công thức khoa học nào cho sự thành công của đội nhóm hay không?
Câu trả lời là: Có. Việc xây dựng đội nhóm vừa là nghệ thuật, vừa là khoa học. Những nhà lãnh đạo giỏi nhất luôn biết kết hợp giữa các chiến lược dựa trên nghiên cứu khoa học và kỹ năng con người để phát triển những đội nhóm mạnh mẽ.
Vì sao đội nhóm quan trọng hơn bao giờ hết
Nghiên cứu cho thấy rằng những đội nhóm được xây dựng đúng cách sẽ năng suất hơn, sáng tạo hơn và có khả năng phục hồi tốt hơn so với những cá nhân tài năng làm việc đơn lẻ.
Một ví dụ điển hình là Dự án Aristotle của Google, một nghiên cứu toàn diện về hiệu suất đội nhóm, chỉ ra rằng yếu tố quyết định thành công không phải kỹ năng cá nhân mà là động lực và cách thức hoạt động của cả nhóm.
Những đội nhóm hiệu suất cao đưa ra quyết định nhanh hơn, thích ứng linh hoạt với thay đổi và vượt qua trở ngại hiệu quả hơn.
Yếu tố cấu thành một đội nhóm hiệu suất cao
1. An toàn tâm lý
Một trong những phát hiện quan trọng nhất từ Dự án Aristotle rằng an toàn tâm lý là nền tảng của đội nhóm hiệu suất cao. An toàn tâm lý có nghĩa là các thành viên cảm thấy thoải mái khi chấp nhận rủi ro, chia sẻ ý tưởng và thừa nhận sai lầm mà không sợ bị đánh giá hay chỉ trích. Môi trường an toàn như vậy khuyến khích giao tiếp cởi mở, từ đó thúc đẩy đổi mới và giải quyết vấn đề sáng tạo.
Gợi ý thực tiễn: Tạo một môi trường mà ở đó câu hỏi, ý tưởng và cả thất bại đều được chào đón. Lãnh đạo cần làm gương trong việc chia sẻ khó khăn và sai sót của bản thân để khuyến khích cả nhóm làm theo.
2. Mục tiêu và mục đích chung
Một đội nhóm hiệu suất cao là đội nhóm được định hướng bởi mục đích rõ ràng và chung. Mỗi thành viên không chỉ hiểu vai trò của mình mà còn hiểu cách công việc của họ đóng góp vào mục tiêu lớn hơn. Mục đích chung giúp tạo động lực và khiến nhóm vận hành như một cỗ máy trơn tru.
Gợi ý thực tiễn: Thường xuyên nhắc lại mục tiêu tổng thể của nhóm và đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh chung. Sử dụng các khung thiết lập mục tiêu như OKRs (objectives and key results) để duy trì sự đồng thuận và tập trung.
3. Kỹ năng bổ sung cho nhau
Đội nhóm làm việc hiệu quả nhất khi các thành viên mang đến những kỹ năng đa dạng nhưng bổ trợ cho nhau. Sự kết hợp giữa chuyên môn kỹ thuật, khả năng giải quyết vấn đề và các kỹ năng mềm như giao tiếp và đồng cảm là rất cần thiết. Trong đội nhóm hiệu suất cao, điểm mạnh của người này sẽ bù đắp cho điểm yếu của người khác, tạo nên sự cân bằng.
Gợi ý thực tiễn: Sử dụng các công cụ đánh giá để xây dựng đội nhóm một cách chủ động, cân nhắc các lỗ hổng kỹ năng và đảm bảo có sự đa dạng về tư duy và chuyên môn. Khuyến khích sự hợp tác liên chức năng để khai thác tối đa khả năng của các thành viên.
4. Trách nhiệm chung
Đội nhóm hiệu suất cao cùng nhau chịu trách nhiệm về thành công và thất bại. Không chỉ là việc từng cá nhân hoàn thành mục tiêu, mà cả đội cùng có trách nhiệm với nhau. Tinh thần trách nhiệm chung này tạo ra niềm tin và thúc đẩy kết quả tốt hơn.
Gợi ý thực tiễn: Thúc đẩy tư duy “đặt nhóm lên trước (team-first)” bằng cách ăn mừng các chiến thắng chung và cùng nhau giải quyết thách thức. Sử dụng các chỉ số hiệu suất theo nhóm để khuyến khích hợp tác và tinh thần trách nhiệm.
5. Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp là yếu tố sống còn đối với thành công của bất kỳ đội nhóm nào, nhưng đội nhóm hiệu suất cao không chỉ dừng ở mức giao tiếp cơ bản. Họ có những phương thức rõ ràng để chia sẻ thông tin, giải quyết xung đột và ra quyết định một cách hiệu quả. Họ cũng đảm bảo mọi tiếng nói đều được lắng nghe, thúc đẩy sự hòa nhập và minh bạch.
Gợi ý thực tiễn: Hãy để nhóm xây dựng một “hiến chương đội nhóm (team charter)” – trong đó hãy thống nhất và ghi lại các quy tắc về họp hành, giao tiếp, xử lý xung đột, ra quyết định, v.v. Thực hiện kiểm tra định kỳ không chỉ về công việc đang làm mà còn về cách nhóm đang phối hợp. Khuyến khích lắng nghe tích cực và tạo điều kiện để mọi người đều có cơ hội đóng góp.
Vai trò của lãnh đạo trong xây dựng đội nhóm
Việc xây dựng và duy trì đội nhóm hiệu suất cao bắt đầu từ người lãnh đạo. Những lãnh đạo giỏi không chỉ tập trung vào “cái gì” (mục tiêu và nhiệm vụ), mà còn quan tâm đến “cách thức” (văn hóa và động lực bên trong nhóm). Người lãnh đạo thiết lập môi trường an toàn, tạo sự gắn kết và định hướng rõ ràng sẽ có nhiều khả năng xây dựng được đội nhóm hiệu suất cao.
Lãnh đạo cũng nên đóng vai trò như một huấn luyện viên – hướng dẫn, cố vấn và phát triển năng lực cho từng thành viên. Theo một nghiên cứu của Gallup, những nhà quản lý giỏi nhất dành nhiều thời gian để huấn luyện nhân viên hơn là chỉ đạo họ. Khi lãnh đạo đầu tư vào sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp, hiệu suất của nhóm sẽ tăng lên.
Khoa học của sự tin tưởng
Các nghiên cứu về thần kinh học chỉ ra rằng khi các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau, hormone oxytocin được giải phóng – giúp tăng cường khả năng hợp tác, sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Niềm tin không thể hình thành trong một sớm một chiều, mà cần được vun đắp qua hành vi nhất quán, sự đáng tin cậy và công bằng.
Đội nhóm có mức độ tin tưởng cao không những giao tiếp tốt hơn mà còn phục hồi nhanh hơn sau những khó khăn. Họ bền bỉ hơn vì biết rằng đồng đội luôn ủng hộ họ.
Gợi ý thực tiễn: Xây dựng niềm tin bằng cách thể hiện năng lực, sự nhất quán và sự quan tâm chân thành. Khuyến khích các trải nghiệm chung trong và ngoài công việc để gắn kết đội nhóm.
Cân bằng động lực nhóm
Không có đội nhóm nào miễn nhiễm với thách thức, kể cả đội nhóm hiệu suất cao. Điều quan trọng là cách họ đối mặt và giải quyết xung đột. Theo mô hình Tuckman, các nhóm trải qua 4 giai đoạn phát triển: hình thành (forming), xung đột (storming), ổn định (norming) và đạt hiệu suất cao (performing). Giai đoạn xung đột (storming) là một phần tự nhiên trong quá trình phát triển của nhóm. Nếu được xử lý đúng, nó sẽ giúp nhóm mạnh mẽ và gắn bó hơn.
Gợi ý thực tiễn: Đừng né tránh xung đột – hãy đối diện với nó. Cung cấp các phương pháp xử lý xung đột một cách xây dựng và giúp cả nhóm xem đó là cơ hội để trưởng thành thay vì chia rẽ.
Cuối cùng, tạo dựng đội nhóm hiệu suất cao của riêng bạn
Khoa học đã chứng minh: đội nhóm hiệu suất cao không tự nhiên mà có – chúng được thiết kế và nuôi dưỡng một cách có chủ đích. Bằng cách tập trung vào an toàn tâm lý, mục tiêu chung, kỹ năng bổ trợ, trách nhiệm chung và sự tin tưởng, bạn có thể tạo ra một đội nhóm không chỉ hiệu quả mà còn xuất sắc.
Những lãnh đạo hiểu rõ động lực của đội nhóm sẽ khai mở tiềm năng con người và đưa hiệu suất lên một tầm cao mới. Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là tìm ra đội nhóm hoàn hảo – mà là tạo ra nó.
Nếu bạn sẵn sàng nâng tầm đội nhóm của mình, hãy tự hỏi: Làm thế nào để tôi xây dựng niềm tin, thúc đẩy giao tiếp và định hướng nhóm theo mục tiêu chung?
Bởi vì, một đội nhóm hiệu suất cao là một trong những tài sản quý giá nhất mà một người lãnh đạo có thể sở hữu.
Nguồn tham khảo:
Silsbee, L. (2024, October 4). The science of team building: Creating high-performance teams. Forbes.