Viết Email: Tránh gây hiểu lầm, nâng cao uy tín

Bằng cách tránh những từ ngữ và cụm từ gây khó chịu, cũng như sử dụng dấu câu và định dạng một cách chừng mực, chúng ta có thể nâng cao sự tín nhiệm của mình tại công sở.

Chúng ta đều từng nhận những email mang lại cảm giác bị coi thường hoặc thiếu tôn trọng – và đó không bao giờ là một trải nghiệm dễ chịu. Đáng tiếc là người viết thường không có ý định gây tổn thương, họ có thể vội vàng và không suy nghĩ đến tác động của từ ngữ, dấu câu, hoặc thậm chí nghĩ rằng họ đang thể hiện sự tôn trọng.

Người viết thiếu tinh tế sẽ chịu thiệt hại

Những email bất cẩn có thể khiến người nhận tức giận và làm mất thiện cảm. Về lâu dài, chính người viết sẽ chịu tổn thất đến danh tiếng và mối quan hệ. Một số người có thể bỏ qua và tiếp tục công việc, nhưng nhiều người sẽ dè chừng và đánh giá không tốt về người viết sau khi nhận những email như vậy. Để tránh gây khó chịu cho người khác, chúng ta nên thận trọng trong việc lựa chọn ngôn từ, phông chữ, và dấu câu.

Các cụm từ nên tránh trong viết Email công việc

Để giữ được thiện chí của người đọc, hãy tránh những cụm từ sau:

• "Điều hiển nhiên là": Cụm từ này ngụ ý rằng người đọc đã không hiểu được điều gì đó mà rất rõ ràng đến mức không cần giải thích. Lời này có thể khiến người khác cảm thấy bị chỉ trích. Thay vào đó, hãy sử dụng "Để làm sáng tỏ hơn" khi đưa ra quan điểm của bạn.

• "Như tôi đã nói trước đây": Cụm từ này ám chỉ rằng người đọc đã không chú ý đến thông điệp trước đó của bạn. Có thể thông điệp của bạn chưa rõ ràng với họ. Thay vào đó, hãy diễn đạt lại quan điểm một cách dễ hiểu hơn.

• "Lý trí thông thường cho thấy": Bạn có nghe thấy lời "đồ ngốc" đi theo sau không? Bạn đang nói với người đọc rằng nếu họ có chút hiểu biết, họ sẽ không hành động như vậy. Câu này có thể khiến người khác khó chịu. Thay vào đó, hãy sử dụng “Tôi cảm nhận rằng” hoặc “Tôi nghĩ rằng lựa chọn hợp lý là”.

• "Nói một cách đơn giản": Điều này có thể khiến người đọc cảm thấy họ không đủ khả năng hiểu thông điệp của bạn. Thay vào đó, hãy viết "để làm rõ hơn".

• "Bạn không thể không biết rằng": Câu này ngụ ý rằng người đọc nên biết điều gì đó nhưng đã quên hoặc bỏ sót. Tránh sử dụng cách diễn đạt này.

Định dạng và dấu câu cũng quan trọng

Cách chúng ta định dạng và sử dụng dấu câu cũng ảnh hưởng đến giọng điệu của email:

• Tránh sử dụng quá nhiều dấu chấm than: Trong một email tích cực, dấu chấm than thể hiện sự phấn khích và nhiệt tình. Tuy nhiên, trong email phàn nàn hoặc chỉ trích, nó mang ý nghĩa như đang lớn tiếng. Tôi khuyên chỉ nên sử dụng một dấu chấm than mỗi email.

• Tránh viết toàn bộ bằng chữ in hoa: Điều này có thể khiến người đọc cảm thấy như họ đang bị la mắng. Thay vì thế, hãy sử dụng chữ đậm, in nghiêng hoặc gạch dưới để nhấn mạnh.

• Tránh sử dụng phông chữ màu đỏ: Màu đỏ có thể gây cảm giác khó chịu. Hãy chọn màu xanh lá cây hoặc tím để làm nổi bật văn bản mà không gây căng thẳng.

Kết quả nhận được khi giao tiếp cách tôn trọng

Khi chúng ta giao tiếp một cách tôn trọng, người đọc sẽ sẵn lòng đón nhận thông điệp của chúng ta hơn. Đối xử tôn trọng với người khác tạo ra môi trường tích cực và hợp tác. Bằng cách tránh những từ ngữ và cụm từ gây khó chịu, cũng như sử dụng dấu câu và định dạng một cách chừng mực, chúng ta có thể nâng cao sự tín nhiệm của mình như những nhà lãnh đạo quan tâm đến con người và thúc đẩy sự phối hợp trong nhóm.

---

Nguồn tham khảo:

Danziger, E. (August 9, 2023). Want to gain respect? Write respectfully. Phrases to avoid in business emails. Inc.